Năm 2018, tớ lần đầu biết mùi thương mại điện tử. Khi check out, Tiki “hứa” sẽ giao hàng trong 3-4 ngày; nhưng tớ vẫn nhớ như in bản thân đã bất ngờ và vui vẻ thế nào khi nhận được hàng chỉ 2 ngày sau đó.
Under-promise & over-deliver (hứa ít làm nhiều) hẳn là câu chuyện muôn thuở. Ai cũng biết làm vậy có lợi, nhưng đến lúc thực sự đụng tay vào thì lại loay hoay: Promise đến đâu là đủ under? Deliver đến đâu là đủ over? Có hướng dẫn nào cho việc tối đa hiệu quả của việc hứa ít làm nhiều không?
Sau n chiếc dự án lớn nhỏ tại một công ty đa quốc gia trong 2 năm qua, tớ tự rút ra cho bản thân một mô hình lên kế hoạch hứa ít làm nhiều gọi là 2 TẦNG BUFFER.
Hiểu một cách đơn giản, BUFFER trong quản trị dự án giống như một vùng “đệm”, như sự dự phòng được tính toán hợp lý trong kế hoạch dự án, nhằm đảm bảo kể cả khi rủi ro có xảy ra, dự án vẫn có thể hoàn thành với đúng thời gian, chất lượng, chi phí.
TẦNG BUFFER SỐ 1
Khi lên timeline dự án, tớ luôn chỉ tính ngày giờ làm việc hành chính (không tính buổi tối, cuối tuần, ngày nghỉ lễ).
Thứ nhất, tớ tôn trọng thời gian của các thành viên trong dự án. Ngoài thời gian đi làm, họ có bản thân, gia đình, bạn bè cần chăm sóc nữa.
Thứ hai, trong một vài trường hợp thực sự khẩn cấp, thời gian ngoài giờ và cuối tuần sẽ trở thành sự dự phòng đầu tiên về mặt thời gian. (Tuy nhiên, chỉ nên dùng tầng buffer này khi thực sự không còn cách nào khác; làm việc ngoài giờ cần được trả tiền overtime, và là một sự hỗ trợ, không phải là nghĩa vụ của các thành viên dự án).
TẦNG BUFFER SỐ 2
Luôn luôn +10% cho kế hoạch (timeline, chi phí…), phòng những rủi ro trên trời rơi xuống.
Nói đâu xa, năm 2022 tớ thực hiện một dự án xây dựng các bài học e-learning trong vòng 5 tháng. Lúc đầu, theo timeline “thực làm” (đã bao gồm tầng buffer số 1), tớ sẽ hoàn thành 100% dự án vào đầu tháng 11. Tuy nhiên, sử dụng tầng buffer thứ 2, tớ thêm 10% buffer vào timeline, và báo cáo các sếp là sẽ hoàn thành dự án vào đầu tháng 12.
Y rằng, khi triển khai, có những task tưởng sẽ chạy trơn tru, nhưng lại bị delay ở phút 89, do các thành viên dự án đột ngột có những ưu tiên khẩn hơn. Cuối cùng, dự án này hoàn thành 3 tuần muộn hơn deadline “thực làm” tớ tự tính ban đầu, nhưng sớm 5 ngày so với deadline tớ hứa với các sếp.
TÓM LẠI?
Khi làm việc, kể cả việc cá nhân hay dự án nhiều thành viên, việc có những rủi ro đột xuất như đau ốm, việc cá nhân, các task bất ngờ xen ngang, chi phí phát sinh… là chuyện thường ngày ở huyện.
Điều quan trọng không nằm ở việc cố gắng loại bỏ những rủi ro đó (vì nói thật là không thể loại bỏ hết đâu – tin tớ đi, tớ làm bảo hiểm mà), mà nằm ở việc người làm dự án có sự chuẩn bị trong kế hoạch, đồng thời bình tĩnh điều phối nguồn lực con người, thời gian, chi phí khi rủi ro xảy ra.
2 TẦNG BUFFER chính là một công cụ hỗ trợ chúng ta thực hiện điều đó. Cậu có thể gọi nó là “hứa ít làm nhiều”, hoặc gọi là “hứa một cách có dự phòng” cũng được. Quan trọng là cuối cùng chúng ta làm được việc, đồng thời giữ được uy tín của ta với sếp và đồng nghiệp, phải không?
