(Nội dung dưới đây là bản dịch của bài viết https://untools.co/minto-pyramid/, không phải nội dung do Born To Roar 777 tự sản xuất)
Kim tự tháp Minto: Để truyền đạt thông tin nhanh gọn, hiệu quả
Trong giao tiếp khi đi làm, mọi thông điệp cần rõ ràng và súc tích. Ai cũng bận. Chả ai rảnh để đọc một nùi chữ chi chít, hay nghe một bài thuyết trình lê thê mà phải đợi đến cuối cùng mới biết thông điệp chính là gì.
Mô hình Kim tự tháp Minto sẽ giúp thông điệp của cậu được cấu trúc kiểu “từ to xuống nhỏ”, giúp truyền tải thông điệp nhanh chóng và dễ hiểu. Bắt đầu với kết luận, sau đó cung cấp các luận điểm chính, và cuối cùng là các luận cứ chi tiết.
Hướng dẫn sử dụng
Cậu có thấy tớ vừa áp dụng mô hình trên để viết bài này luôn không? Tớ đã chia sẻ thông điệp chính với cậu ngay từ đầu. Đó chính là nền tảng của công cụ này – đi thẳng vào vấn đề. Giờ mình cùng tìm hiểu chi tiết hơn nhé.
Phần 1: Bắt đầu với kết luận
- Hãy thu hút sự chú ý của khán giả (người đọc/ người nghe…) ngay từ đầu bằng cách nói cho họ biết các kết quả chính, thông điệp, đề xuất hoặc đơn giản là kết luận của cậu.
- Điều này có thể đi ngược lại với cách giao tiếp mà ta thường được dạy, nhưng nó hiệu quả hơn, đặc biệt là trong văn viết và với những đối tượng có ít thời gian hoặc khó tập trung.
- Nguyên tắc này còn được gọi là BLUF – “Bottom Line Up Front” (đảo kết quả chính lên đầu). Nó bắt nguồn từ quân đội, nhưng hiện nay được sử dụng rộng rãi trong giới kinh doanh.
Phần 2: Cung cấp các luận điểm chính
- Đây là lúc ta hỗ trợ thông điệp cuối (được truyền đạt ở phần 1) bằng các luận điểm chính hoặc ý chính.
- Hãy viết các luận điểm này một cách ngắn gọn, giải thích “lý do” đằng sau kết luận hoặc đề xuất cậu đưa ra ở phần 1.
Phần 3: Hỗ trợ các luận điểm bằng luận cứ/ dữ kiện chi tiết
- Cậu có thể cần làm cho các luận điểm (ở phần 2) của mình trở nên đáng tin cậy hơn. Hãy thực hiện điều đó bằng cách cung cấp thông tin chi tiết: sự kiện, bằng chứng, số liệu. Đây là phần để cậu thực sự đi sâu vào chi tiết nếu cậu muốn.
- Người càng bận rộn thì càng có khả năng lướt qua phần này, nhưng đôi khi nội dung này vẫn cần thiết để kết luận cuối (phần 1) được phê duyệt hoặc đồng thuận.
- Có những lúc, cậu có thể bỏ qua phần luận cứ chi tiết này nếu các luận điểm chính của cậu (phần 2) đã đủ để chứng minh cho kết luận cuối (phần 1), và cậu tự tin rằng khán giả của mình có thể hiểu vì sao phần 2 dẫn đến phần 1 mà không cần giải thích thêm.
Ví dụ:
Tốt nhất là ta xem mô hình này ứng dụng vào thực tế sẽ trông thế nào đi.
Ví dụ: một nhà nghiên cứu vừa hoàn thành một nghiên cứu khoa học và muốn chia sẻ kết quả, cùng với đề xuất, với các đồng nghiệp của mình. Dưới đây là cách cậu có thể viết thông điệp này, sử dụng mô hình Kim tự tháp Minto:
Hi team,
Chúng ta vừa hoàn thành nghiên cứu chiến lược về sản phẩm, và tôi xin gửi mọi người kết quả như sau.
Đề xuất
-
- Dựa trên các phân tích, chúng tôi đề nghị chuyển hướng tập trung phát triển sản phẩm theo đối tượng khách hàng mua (buyer persona).
Những phát hiện chính
-
- Khách hàng mua hiện đang không được phục vụ tốt bởi sản phẩm này. Họ không theo dõi được sản phẩm đang được sử dụng với mức độ, tần suất ra sao.
- Người dùng hiện tại khá hài lòng với các tính năng và khả năng hoạt động của sản phẩm.
- Về nội bộ, đội ngũ bán hàng gặp khó khăn trong các hợp đồng lớn do sản phẩm còn thiếu hụt tính năng dành cho khách hàng mua.
Từ đâu chúng tôi có được các phát hiện trên?
-
- Phỏng vấn 10 khách hàng mua tiềm năng và 20 người dùng hiện tại, cùng với 4 khách hàng mua đã ngừng sử dụng và 12 người dùng đã ngừng sử dụng sản phẩm.
- Chỉ số NPS (Net Promoter Score) của khách hàng mua thấp hơn đáng kể so với người dùng (5,4 so với 7,9).
- Lý do phổ biến nhất khiến khách hàng mua ngừng sử dụng sản phẩm là thiếu báo cáo về việc sản phẩm đang được sử dụng với mức độ, tần suất ra sao.
- Điểm SUS (System Usability Scale) của người dùng khá cao và chúng tôi không tìm thấy vấn đề lớn về tính năng trong quá trình thử nghiệm sản phẩm.
Các bạn có thể tham khảo báo cáo chi tiết tại ĐÂY (dẫn link) và gửi câu hỏi cho chúng tôi (nếu có) nhé!
Cậu có thể thấy: Có một đề xuất rất rõ ràng được đưa ra ngay từ đầu. Nó được giải thích với những phát hiện chính, và chúng được hỗ trợ bởi dữ liệu, bằng chứng và kết quả chi tiết.
Bằng cách này, người đọc ngay lập tức nhận được thông tin quan trọng nhất trước. Họ chỉ cần đọc các chi tiết nếu họ muốn, chứ không buộc phải đọc hết để hiểu được kết luận cuối.
Kết luận
Tóm lại, Kim tự tháp Minto là một công cụ giúp ta giao tiếp (bằng văn bản) rõ ràng và hiệu quả hơn. Bắt đầu với kết luận, cung cấp các luận điểm chính, rồi hỗ trợ chúng bằng các chi tiết.
Những đồng nghiệp lúc-nào-cũng-bận của cậu sẽ biết ơn cậu lắm khi cậu gửi thông tin cho họ theo cách này đó.
P.s. Ghi chú thêm từ Born To Roar 777
Tất cả mọi mô hình, công cụ, dù hay cách mấy cũng không áp dụng được trong 100% ngữ cảnh. Trên đây cũng chỉ là một mô hình thôi, cậu hãy cân nhắc sử dụng cho phù hợp với đối tượng nhận thông tin của mình nhé.
