Tới trái đất chơi 25 năm, tớ được trải nghiệm đủ những việc luôn yêu cầu productivity phải cao chót vót, từ học trường chuyên lớp chọn, thi học sinh giỏi, đến quản lý câu lạc bộ, đi làm tập đoàn… Sau nhiều lần thử – sai, tớ lập được một danh sách 7 đại tội (7 deadly sins) làm productivity cắm đầu xuống đất.
Mời cậu tham khảo, cùng thảo luận, và bổ sung thêm nè.
1. Làm việc trong môi trường lộn xộn
Cậu có bao giờ cảm thấy môi trường làm việc lộn xộn giống như một lời nguyền, trấn yểm cảm hứng làm việc “cực mạnh” chưa? Khi thấy không có hứng làm việc, có thể ta chỉ cần đứng dậy dọn bàn làm việc, dọn nhà… Đến khi không gian xung quanh ngăn nắp rồi, tự nhiên cảm hứng làm việc cũng quay lại.
Tất nhiên, trong thời đại này, môi trường làm việc không chỉ bao gồm không gian vật lý. Môi trường digital – thư mục, hòm mail, các tab trong trình duyệt web… – cũng cần được sắp xếp một cách khoa học, để ta dễ quản lý và tìm kiếm thông tin.
Nhân đây, một tip lưu tên file trong máy tính nè: Thay vì đặt tên file là Report A – version 13.04.2023, tớ sẽ lưu tên là 230413 Report A. Việc đặt thời gian ở đầu, theo thứ tự năm – tháng – ngày, giúp việc sorting, tìm kiếm file nhanh hơn rất nhiều ấy.
2. Lướt mạng xã hội (cá nhân) trong thời gian làm việc
Hồi trước, tớ có thói quen là sau một khoảng thời gian tập trung làm việc, tớ sẽ cho bản thân thư giãn 5’; nhưng trong 5’ này, thay vì vươn vai, hít thở, đứng dậy đi lại, tớ sẽ nhấc cái điện thoại lên và mở mạng xã hội.
Tớ để ý một điều, sau khi lướt mạng xã hội xong, khả năng tập trung của tớ giảm hẳn. Tớ cứ làm một chút, mắt lại liếc sang màn hình điện thoại xem có thông báo gì mới không.
Nếu cậu cũng thuộc nhóm bị phân tán sự chú ý khi dùng mạng xã hội giống tớ, cậu có thể cân nhắc các giải pháp sau nè:
- Bật chế độ focus trên điện thoại trong thời gian làm việc
- Tắt hẳn thông báo các app mạng xã hội trên điện thoại
- Hoặc mạnh mẽ hơn: xoá hẳn các app mạng xã hội khỏi điện thoại (giống tớ)
3. Bỏ bê giấc ngủ
Rất nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng thiếu ngủ, hoặc ngủ không ngon, dẫn đến mệt mỏi, làm giảm khả năng tập trung, giảm hiệu suất làm việc, giảm khả năng sáng tạo. Vì vậy, hãy đảm bảo ngủ đủ giấc để cơ thể và tâm trí được nghỉ ngơi và phục hồi nha.
Note: Nếu cậu có hứng thú tìm hiểu sâu về vai trò và ảnh hưởng của giấc ngủ với mỗi chúng ta, tớ recommend cuốn sách WHY WE SLEEP (Matthew Walker) nha. Đây là một cuốn sách rất dễ đọc, bao gồm thông tin chi tiết và đáng tin cậy về các nghiên cứu khoa học liên quan đến giấc ngủ đó.
4. Ăn quá ít hoặc quá nhiều
Ăn quá ít đương nhiên là không có sức làm việc. Ăn quá nhiều lại tạo cảm giác đầy bụng và mệt mỏi trong người.
Giải pháp của tớ là lựa khẩu phần ăn vừa đủ để no 80-90%, không cố ăn quá nhiều, gây khó chịu cho bụng.
5. Không tận dụng công nghệ trong công việc
Chắc chẳng cần nói nhiều, chúng ta đang bước vào một thế giới, nơi khả năng sử dụng công nghệ sẽ quyết định ai đi ai ở trong công việc.
Đừng hoảng hốt nghĩ rằng ngay lập tức mình phải master mọi loại công nghệ AI, AR, VR, blockchain… Ở năm 2023, nhiều khi, tận-dụng-công-nghệ chỉ đơn thuần là:
- Thay vì collect phản hồi từ nhiều người manual qua email, ta gửi link Google Forms (kèm deadline phản hồi).
- Thay vì tự ngồi dịch văn bản, ta kêu Google Translate hoặc ChatGPT dịch 1st draft, rồi biên tập trên đó cho nhanh.
- …
Thời đại này, việc gì công nghệ cũng có thể làm giúp ta một phần hoặc toàn phần rồi. Ta hãy để dành não cho những việc cần tư duy sâu, ra quyết định, còn lại thì outsource cho công nghệ nhé.
Cậu có thể tham khảo hệ sinh thái công nghệ tớ đang sử dụng tại bài viết này.
6. Ôm đồm công việc mà không chịu delegate & hướng dẫn người khác
Đây là một điểm mà cá nhân tớ đang phải học cách điều chỉnh. Không phải cứ có khả năng làm một task, là tự mình đâm đầu vào làm “cho nhanh”.
Nhiều khi, mình cần dành thời gian lúc đầu để hướng dẫn người khác làm, sửa bài cho người ta vài lần đầu. Rồi từ đó về sau, mình có thể tự tin delegate công việc đó, rồi tập trung vào những task level cao hơn, hoặc đúng với định hướng sự nghiệp của mình hơn.
7. Cố làm tiếp khi bản thân đã stressed xì khói
Tớ vẫn nhớ một buổi sáng nọ, công việc căng thẳng đến ngộp thở. Tớ không thể làm được việc gì ra hồn vì quá stressed. Thế là tớ quyết định giữa trưa chạy ra phòng tập gần công ty, dành 1 tiếng tập yoga. Sau 1 tiếng mồ hôi đầm đìa, tớ thấy năng lượng tăng trở lại, và sẵn sàng để handle buổi chiều.
Một ngày khác, tớ trải qua một ngày đi làm tiền đình xì khói với 7749 thứ việc đau đầu. Cảm thấy không chịu nổi nữa, tớ quyết định về nhà từ 4 rưỡi chiều. Vừa ra khỏi không gian văn phòng được 5’, ngay trên đường về nhà, não tớ tự động nảy số ra phương án giải quyết mấy vấn đề mà cả ngày tớ đau đầu không nghĩ ra.
Sếp lớn của tớ hay bảo là: “Với một team làm công việc sáng tạo như tụi em, chị khuyến khích thỉnh thoảng ra ngoài trời, ra quán cà phê mà làm việc. Đổi không gian, não tụi em sẽ nhảy số được nhiều ý tưởng mới hơn; chứ tối ngày cắm mặt trong 4 bức tường văn phòng, cảm hứng đâu mà sáng tạo.”
Bộ não khi stressed giống như kiểu cái máy tính bị treo vậy. Việc ta nên làm là restart nó, chứ không phải cố nhồi thêm lệnh và mong nó sẽ phản hồi.
Tất nhiên, có áp dụng được việc ra ngoài hay tạm nghỉ giữa giờ làm hay không còn phụ thuộc vào chính sách tổ chức nơi cậu làm việc, và quan điểm người quản lý của cậu. Tuy nhiên, nghĩ một cách lạc quan thì, ta có thể cứ chủ động đề xuất mà? Chí ít, việc chủ động đề xuất đã thể hiện bản thân mình có quan tâm đến chất lượng công việc, và có giải pháp để tối ưu hoá hiệu quả công việc rồi.
Lời kết
“Sometimes it’s not about what you DO, it’s about what you DON’T DO.”
Trên đây là danh sách của tớ cho 7 “đại tội” làm productivity cắm đầu xuống đất. Còn danh sách của cậu thì bao gồm các “đại tội” nào?
